Depuis août 2019, le Ministère du Plan et du Développement (MPD), à travers la Direction de l’Informatique, de la Documentation et des Archives (DIDA), a conçu et mis en place un outil dénommé Système Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED). Ce Système vise à garantir au public l’accès à l’information du Ministère Plan et du Développement et la conservation durable de sa mémoire documentaire.
Dans la perspective de faciliter la recherche scientifique, historique et permettre une transparence des activités, la Côte d’Ivoire, à l’instar des Etats du monde entier, a progressivement organisé des services d'Archives ouverts au public et a fait obligation à l’ensemble de ses administrations publiques de verser à ces services les documents produits par les entités respectives.
Le Ministère du Plan et du Développement, résolument tourné vers l’innovation en matière de gestion de l’information, a initié et mis en œuvre, par l’entremise de la Direction de l’Informatique, de la Documentation et des Archives (DIDA), le Système Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED). Cette initiative répond au besoin de modernisation des procédures de gestion de l’information documentaire, en vue de renforcer l’accès public à l’information de planification de développement, conformément à la législation nationale et aux accords internationaux relatifs à la publication proactive des données à caractère public. Ce projet novateur vise à optimiser la gestion des archives et la conservation durable de la mémoire documentaire du Ministère du Plan et du Développement.
En effet, les Archives étant l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, elles constituent un élément important dans l’évolution de toute nation.
Conscient de de cette place prépondérante dans la gestion de la chose publique, le Ministère du Plan et du Développement qui a en charge la planification du développement, la coordination des politiques de développement du Gouvernement à travers la production de documents techniques et stratégiques, notamment les différents PND, les Études Nationales Prospectives ainsi que les documents statistiques et de la population, se doit d’avoir un service d’Archives innovant et respectueux des règles nationales et internationales.
Ces différents documents cités plus haut constituent d’importantes sources d’informations pour l’action gouvernementale et pour la population, et nécessitent une bonne conservation et une gestion rationnelle. Ainsi, le Système Intégré de Gestion Electronique des Documents (SIGED) consiste à conserver de façon optimale ces documents stratégiques pour une diffusion proactive auprès des institutions nationales et internationales, des différents partenaires au développement, des populations dans leur diversité.
Il est bon de préciser que cet instrument a été élaboré avec l’appui technique et financier du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), et a fait l’objet de plusieurs rencontres, notamment des ateliers tant pour sa conception que pour sa mise en œuvre effective.
Au regard du dynamisme de ce système en termes de partage d’informations, du traitement du courrier et de l’accès proactif aux documents par le grand public, en seulement deux (2) années d’existence, la Direction de l’Informatique, de la Documentation et des Archives du Ministère du Plan et du Développement, a été honorée le jeudi 16 décembre 2021, par l’Association des Jeunes Archivistes de Côte d’Ivoire (AJACI).
Devant un parterre d'institutions, l’AJACI a offert une source supplémentaire de motivation aux gestionnaires de l’information documentaire des administrations publiques, en honorant Madame Nialé KABA, ministre du Plan et du Développement. Cette cérémonie, qui s’est déroulée à l’hôtel Novotel d’Abidjan, était inscrite dans le cadre de la politique de l’Excellence prônée par le Président de la République, Alassane Ouattara. Cette soirée haute en couleur et en émotions a vu la distinction de plusieurs employés des entreprises publiques et privées.
Notons que le Siged est appelé à connaître une évolution en intégrant d’autres modules selon les besoins des différents services du Ministère. A ce titre des modules complémentaires, à savoir module de gestion de cycle de vie des documents, module suivi des projets et module suivi du personnel font partie du plan d’actions 2022 de la DIDA et sont en cours de réalisation.
Pour finir, retenons que le SIGED, accessible via le lien https://siged-mpd.plan.ci/ est un excellent outil très fluide qui mérite d’être vulgarisé auprès de tous les services de l’administration publique pour optimiser la gestion électronique des documents et archives de notre pays.
Cyprien K. avec sercom